Porque automatizar processos tem que ser complicado?

Por Lecivania Martins

Cada vez mais o mercado busca ferramentas de fácil acesso, fácil gestão, e de rápida implementação para melhorar os processos de negócios.

Nada muito básico porque acaba por não atender às necessidades, mas nada complexo, pois a complexidade aumenta os custos e causa dependência... rsrsr não é droga tá gente....

Ninguém gosta de não ter liberdade para mudar os processos quando eles precisam de ajustes, já que tudo muda e é muito bom saber que as ferramentas que usamos são flexíveis e fáceis ao ponto de nos permitir "carreira solo". Melhor ainda é ter segurança de que amanhã eu posso mudar de ideia e melhorar os meus processos sem onerar o orçamento da empresa.

Conhecer sobre as melhores práticas e receber um bom treinamento da ferramenta escolhida, vai fazer toda diferença, melhor ainda se você ou alguém na sua equipe tem uma boa lógica de processos e conhece bem as necessidades de automatização.

A ferramenta em si também tem um papel fundamental, pois não basta desenhar processos, eles precisam funcionar sem nenhuma lógica de programação. Ter um bom parceiro de sistema é importante porque embora você queira liberdade, o nível de suporte e a atenção recebida do fornecedor vai garantir o êxito de sua equipe na transferência de know how adequada, geralmente um treinamento não é o suficiente para dominar 100%, por isso uma implementação conjunta de um ou dois processos faz toda diferença.

Um processo automatizado deve melhorar a forma que as pessoas trabalham. O sistemapassa a orientar e a controlar as entregas, e os usuários executam somente, contudo, nem sempre todos aceitam com naturalidade uma nova maneira de lidar com as informações e com um novo método de controle, por isso automatizar processos funciona muito melhor quando os líderes do "projeto" simplificam e conseguem engajar as pessoas sem perder o time da implementação, uma boa comunicação e um relacionamento influenciador quebra a resistência e torna mais fácil atingir os objetivos.

Uma implementação de processos deve ser rápida, ainda que posteriormente passe por melhorias, por isso deve-se responder às seguintes questões antes de iniciar a automatização:

-Qual o processo (onde ele começa e onde termina)? Não deve ser um macro processo, e sim um processo menor.

-Quais as dificuldades devem ser resolvidas?

-Em algum momento haverá necessidade de integrar? Isso vai ser fundamental para a primeira versão, ou pode ser feito em uma segunda versão?

-Quais serão os ganhos da empresa com a automatização desse processo?

-Quais as mudanças serão percebidas pelo usuário final.

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