Gestão de Conteúdo Empresarial

Transforme sua empresa em um local de trabalho Digital

CONTRATE AGORA

Centralize as informações em um
único local, elimine o uso do papel e
dos processos manuais.

Arquive e compartilhe documento
com os departamentos com mais
velocidade e segurança.

Encontre os documentos arquivados em segundos utilizando combinações de filtros de indexação, atributos ou direto na pasta.

Captura local e descentralizada 100% web

Digitalização de documentos via scanner, webcam ou multifuncional compatível com o driver TWAIN.

Download de documentos

Baixe documento com vários arquivos de uma única vez, ou selecione apenas um arquivo para baixar.

Estrutura de pastas flexível

Crie pastas e defina as permissões de acesso. Copie ou mova documentos entre pastas.

Compartilhe documentos com não usuários

Configure o link com prazo de validade e compartilhe rapidamente documentos com não usuários do sistema.
Após compartilhado o conteúdo pode ser visualizado e baixado para máquina do destinatário.
Obtenha todos os logs de acesso do conteúdo compartilhado.

Versionamento de documentos

Ative o controle de versão e mantenha o histórico de alterações realizadas no documento e nos registros.
Somente usuários autorizado podem acessar versões anteriores.

Controle de temporalidade

Configure a classificação da temporalidade para determinar o prazo de guarda legal do conteúdo.
Aplique a temporalidade aos documentos armazenados e deixe que o sistema realize as ações de mudança de fazes automaticamente, até a eliminação ou a guarda permanente.

Visualizador Nativo

Visualize internamente aqueles arquivos que vocês está acostumado(a) a lidar diariamente.
Formatos do Microsoft Office, PDFs, Imagens, XML, Vídeos, Áudios e TXTs.
Os demais formatos podem ser visualizados nos aplicativos de origem e podem ser gerenciados normalmente pela plataforma.

Assinatura Digital de Documentos

Assine documentos digitalmente e elimine de vez o uso do papel.
Permite assinar com certificado digital ou com assinatura eletrônica.

Integração com Microsoft Office

Arrastar e soltar é uma forma simples e objetiva de arquivar documentos que já estão na sua área de trabalho.
Não requer indexação, pois o sistema já indexa automaticamente pelos atributos dos arquivos.

Criação de documentos com vários formatos de arquivos

As imagens são importantes, mas há muitos outros formatos de arquivos que são tratados diariamente nas empresas, por isso, o conceito de gestão de conteúdo do ECM é diferenciado, permite criar o registro do documento e anexar, capturar/digitalizar arquivos de qualquer formato, assim você tem tudo gerenciável e seguro, pronto para ser utilizado.

Perfil de acesso ao conteúdo

Defina perfis de acesso para usuários e grupos de acordo com o que cada um está autorizado a acessar.

Administradores por padrão tem acesso completo no sistema, e os usuários comuns necessitam ter um perfil previamente definido.

Os usuários podem estar vinculados a unidades organizacionais/grupos, para uma melhor gestão.

O horário de acesso do usuário ou do grupo pode ser controlado de acordo com seu calendário de trabalho.

Criação de Fichas de Indexação
(Formulários Eletrônicos)

Crie facilmente fichas/templates de indexação para classificar documentos.

Com as fichas/templates os documentos podem ser indexados em qualquer pasta, isso dá mais flexibilidade para você mesmo definir quais dados são importantes para recuperar o conteúdo armazenado.

O desenhador tem campos de diversos formatos para criação de fichas/templates variados, inclusive campos integrados com algumas tabelas de cadastro da plataforma.

Os campos também podem ser integrados a Bancos de Dados externos para consulta e utilização de dados externos na indexação de documentos e nos processos.

Integração dos documentos com os processos no BPM

Todos os documentos que são digitalizados ou carregados a partir do BPM, e são armazenados no ECM, visto que o ECM é o repositório central de documentos e é quem controla todo o ciclo do conteúdo.

O BPM trabalha de uma forma totalmente integrada ao ECM utilizando e sincronizando o conteúdo dos casos em andamento.

Os documentos podem ser consultados facilmente na interface do ECM com todos os recursos de busca avançada disponíveis, ainda que o usuário não participe de nenhuma etapa do fluxo de trabalho.

Isso é vantajoso porque o usuário pode reutilizar o conteúdo para outros processos ou outras atividades que necessitam daquela informação. O conteúdo também pode ser incrementado independente de o processo ter sido ou não finalizado.

O documento não está amarrado a um caso, tendo que encontrar o caso para só assim encontrar o conteúdo, pelo contrário, ele se mantém vinculado ao processo, mas pode ser recuperado utilizando todos os recursos de busca do ECM, fazendo com que a empresa tenha uma plataforma que utiliza o conteúdo de forma inteligente e eficiente.

Busca avançada

Encontre os documentos arquivados utilizando atributos, combinações de filtros de indexação ou encontre direto na pasta.

A busca na pasta permite encontrar o documento pelo nome, por data de criação, data de atualização e por usuário que criou.

Já a busca pela indexação, permite utilizar os dados das fichas/templates para recuperar o conteúdo rapidamente, permitindo encontrar um conjunto de documentos ou um documento específico.

E a busca por dados, utiliza todos os atributos dos documentos e dos arquivos, inclusive os formatos, os dados das fichas/templates, data de criação, nome das pastas, usuário que criou, etc.. para encontrar documentos e ir mostrando à medida que mais dados são inseridos no campo de filtro, sendo essa uma busca muito completa.

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